サラリーマン・OL必見!ビジネスメールで仕事効率の上がる8つのルール

   

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サラリーマンの皆様、OLの皆様、毎日メール対応お疲れ様です。
10年近くサラリーマンをやっていると、たまに「この人仕事デキそうだな」と思うメールきませんか?

なぜその内容のメールなのかをよくよく考えてみると、「なるほど!」と思うことがあります。
私がこれまで感じた「この人仕事デキる!」と思ったビジネスメールのルールをご紹介します。

①件名で伝えたい主目的を出す

いきなり件名から差がでます。

例えば、○○PJの次の会議日時の調整をしたいとします。
その時の件名が下記の2パターンあるとします。

①:○○PJの件
②:【要返信】○○PJ次回会議日時調整の件

できる人は圧倒的に②の件名です。

件名で○○PJだけでは何のことかわかりませんよね?
メール本文で伝える前に、何のメールなのかという主目的を件名で出しましょう。

その際に【】を使って【要返信】、【暫定】、【再送】など相手にして欲しいこと、気をつけて欲しいことを事前知識として入れることで、メールの方が理解度が上がります。

また、毎日膨大なメールが来る人にとっては、中身が分かりやすく、すぐ対応できそうなメールの方が開封率が上がります。極論を言うと、件名だけで本文を読まなくても大体わかるくらいの内容が理想です。

ブログの記事タイトルを考える時と似ているかもしれませんね。

②1つのメールで1つの要件

伝えたい案件が2つも3つもある時、必ずメールを分けましょう。
だらだらと本文が続いて見にくいだけじゃなく、返信する人の身になってみましょう。

例えば、2つのことがメールに書いている場合、

1つはすぐ返信できるけど、1つは確認中の場合、返信するのを後にしよう。

1つは返せる内容だけど、1つは今返信すると気まずいから、まだ見ていないことにしよう。

こうなると、いずれも相手とのコミュニケーションが遅れ、中途半端な処理のメールが増えていきます。
こうならないように、1つのメールに1つの案件とすることで送信側にとっても受信側にとっても情報が整理しやすいのです。

いっきに送りたい気持ちはわかりますが、そこはぐっと我慢しましょう。

③結論をまず伝える

相手はまず結論を一番知りたがります。
交渉結果をつらつらと長文を書かれて結果ダメでしたと言われたら、「先にそれを言えよ」と思いますよね。

会話でもそうです。
英語の文法なんてまさにそうですよね。

結論から申し上げますと、調整可能です。
ただ、懸念点はここです。

結論から申し上げますと、調整できませんでした。
理由としましては、

とすれば、まず大きくはどうだったかということを頭に入れた上で、次の情報が理解しやすくなります。
特に残念な報告の場合必ず最初に伝えましょう。

どれだけ交渉を頑張ったとしても、前段をダラダラと書いてしまうと言い訳にしか見えないことも多々あります。「結論→理由→次のステップの事」と順番に整理して書いてみましょう。

④内容が多い時は箇条書きを使う

説明が多く必要な時、もしくは伝えたい項目が多い時、それらを極力箇条書きで考えてみましょう。

たまに、ダラダラと長文が送られてきて、最後に「長文失礼しました」と書いていることがありますが、もっと簡略化できないものかと思います。

そんな時に、

お伝えしたいことが3点あります。
1,
2,
3,

と箇条書きになっていると、「この人仕事できるな」と思います。
内容を自分の中できっちり理解して、整理できているからこそ箇条書きにできるのです。

もし、どうしても多くなってしまう場合は、それは箇条書きではなく、添付ファイルのWordにまとめた方が良いのかもしれません。

⑤本文は最大3行書くと1行空ける

これはブログをはじめて特に感じたことで、仕事にも生かしています。
プロブロガーの人、見やすいウェブサイトなど、読みやすく印象が良かったブログはほとんど3行書くと1行感覚を空けています。

この「3行程度」が読む人にとって一番心地よい間隔なのかもしれません。
その際に必ず3行と決め込むのではなく、あくまでも3行程度で内容が上手く区切れる時に1行空けるというルール付けにしましょう。

そのことによって読んでいる際に情報が整理しやすく、メールの内容まで印象が良くなることでしょう。
ただ、注意点としては閲覧環境によってそれが変わるということです。

読む読者がどういった環境で読むかを考えて構成しましょう。
例えば、送信先がモバイルで読む場合は、作成側はPCで3行間隔を空けていても、読む側はモバイルで5行になっているかもしれません。

まさにこのブログもそうで、PC視点で3行にしていますが、タブレットやモバイルではもっと行数が多くなっています。

ここまでいくとかなり細かい気遣いになりますが、常に「相手がどういう環境でこのメールを見るか」を考える延長線上にあります。

⑥で、どうして欲しいかその先を提示する

メール本文最後のことです。

「ご確認よろしくお願いします」
「ご査収ください」
「ご検討ください」

などで終わる文面が多いと思います。
その際に読んだ相手にどうして欲しいか、どんなアクションがその先にあるのかをきちんと伝えてあげましょう。

例えば、

「後ほどご連絡させて頂きますので、取り急ぎご確認ください」

であれば、後で電話が来るから見ておこうと思うだろうし、もし見てなかったら相手から「まだ見れてません、すみません」となり、主導権が握れます。

例えば、

「原稿入稿のタイミングが20日なので、18日までにチェックバックください。もし大幅な修正がある場合は16日までにご連絡ください」

であれば、得意先の担当者は「上司には16日までに見せておかないと危ないな」となるでしょう。

例えば、

「御見積をご査収ください。協力会社にはギリギリまで交渉しました。全く余裕がありませんのでご考慮いただけますと幸いです」

であれば、「厳しいので値引きしないでね」ということを事前に伝え、値引き額が少なくなるかもしれません。

といったように、受信した相手にどうして欲しいか、もしくはどういう気持ちで確認して欲しいかをしっかり伝えましょう。

⑦返信内容を想定してCCを入れる

CCとBCCの使い方が上手い人は仕事ができる人です。
なぜなら、この情報が誰にどう伝えたら良いか、どう返信されるかを整理・予測できているからです。

情報の流れを事前に考えてCCを活用すると仕事効率が劇的に上がります。
複数の関係者で進行中の案件について得意先にメールする場合、関係者をCCに入れるのは基本です。

自分だけが受けた方が良い例外ももちろんありますが、例えば原稿や企画書を得意先に送る場合、制作者もCCに必ず入れるべきです。

そうすれば、営業が外出中に得意先から全員返信でチェックバックが返ってきた場合、営業が展開しなくても制作者は修正を進めることができるのです。そうして、外出先から帰ってきたら修正原稿が上がっており、得意先にすぐ送付できます。

もしくは、上司をCCに入れておけば、「CCに入れさせて頂いてましたメールの件で、、、」というように説明する時にスムーズになります。

CCが多すぎてメールが溢れるのを気にして入れない人がいますが、それがあくまでも社内的な目線であって、お得意先のことを考えると基本CCを入れる方がお互いのためになるのです。

⑧そもそもメールなのかをまず考える

最後にそもそもの話ですが、あなたが送ろうとしているメール、果たして本当にメールで送る内容なのでしょうか。

長文のメールを打ってる間に電話をした方が早いかもしれせん。
謝りのメールを打ってる間にいち早く得意先へ謝りに行った方が良いかもしれません。

メールはビジネスマンにとって必須のツールですが、文字は受け取る人や状況によって誤解されることが多々あります。

エビデンスとして残すためにメールを打つことは電話や対面ではできませんが、できる限り時間が会えば電話や会って会話をすることを心がけた方が物事は良い方向に進むものです。

メールという便利なツールに頼りすぎて、本来必要な人との温度感のあるコミュニケーションを忘れたくないものです。

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